- СОДЕРЖАНИЕ
- Бизнес-назначение
- Разрешения для модуля
- Описание интерфейса
- Общее описание интерфейса модуля “Согласования”
- Страница “Шаблоны согласований”
- Страница “Список согласований”
- Сценарии использования
- Страница “Шаблоны согласований”
- Редактирование шаблона согласования
- Деактивация активного шаблона согласования
- Активация не активного шаблона согласования
- Создание копии шаблона согласования
- Удаление шаблона согласования
- Страница “Список согласований”
- Просмотр карточки согласования файла(ов)
- Согласование файла(ов) (число шагов согласования равно 2)
- Изменение рецензента/согласующего в запущенном процессе согласования
- Закрытие шага согласования администратором
- Выгрузка в Excel информации в табличной форме из списка согласований
Бизнес-назначение
Модуль “Согласования” является частью модуля “G-Station” и работает совместно с модулем Файлы.
Возможности модуля “Согласования”:
- проведение процесса согласования файлов (документы, чертежи и т.д);
- управление процессами согласований файлов;
- информирование участников проектирования об этапах согласования файлов;
- возможность сбора статистики по согласованиям файлов.
Все согласования проходят в рамках ранее созданных пользователями Шаблонов согласований.
Шаблон согласования - это структурированная схема, в рамках которой в разное время и в разной последовательности пользователи выполняют проверки файлов, отправленных на согласование.
Разрешения для модуля
Наименование | Значение | Описание |
Шаблоны согласований | Просмотр(все) | Возможность просматривать список шаблонов согласований/ВПР. С данным разрешением также можно видеть список согласований/ВПР, назначенных на пользователя/его Роль/Компанию или созданных пользователем. |
Шаблоны согласований | Создание | Возможность создать шаблон согласования/ВПР. Необходимо разрешение Шаблоны согласований > Просмотр(все) |
Шаблоны согласований | Редактирование | Возможность редактировать шаблон согласования/ВПР. Необходимо разрешение Шаблоны согласований > Просмотр(все) |
Шаблоны согласований | Активация/Деактивация | Возможность активировать/деактивировать шаблон согласования/ВПР. Необходимо разрешение Шаблоны согласований > Просмотр(все) |
Шаблоны согласований | Удаление | Возможность удалить шаблон согласования/ВПР. Необходимо разрешение Шаблоны согласований > Просмотр(все) |
Согласования | Просмотр(все) | Возможность просматривать список согласований/ВПР. Просматривать статус согласования в файлах, если пользователь не является инициатором согласования.
|
Согласования | Создание | Возможность создать согласование/ВПР. Необходимо также разрешения:
|
Согласования | Отменить | Возможность отменить согласование/ВПР. Если у Роли есть разрешение Согласования > Просмотр(все), то пользователь может отменить любое незавершенное согласование/ВПР. Для отмены согласования не требуется разрешение:
|
Согласования | Переназначить рецензентов на шаг | Возможность менять конкретного сотрудника в согласовании на другого в рамках активного шага |
Согласования | Завершить шаг полностью | Возможность закрывать шаг согласования, не дожидаясь рецензий от всех участников, назначенных на шаг согласования |
Описание интерфейса
Общее описание интерфейса модуля “Согласования”
Основными подразделами модуля являются следующие страницы:
- список согласований,
- шаблоны согласований.
Список согласований - список документов, которые были отправлены на согласование по шаблонам согласования.
Шаблоны согласований - предварительно сформированные пользователями маршруты согласований.
Обязательными элементами каждого подраздела модуля являются:
- верхний блок (шапка) страницы, включающий заголовки подразделов;
- блок с фильтрами;
- пользовательская панель, включающая в себя функции поиска, выгрузки в Excel и возможность выбора отображения согласований в основном блоке;
- список согласований;
- поле постраничной навигации;
- пользовательская панель, включающая в себя функцию вызова окна по добавлению нового шаблона согласования;
- шаблоны согласований.
Страница “Шаблоны согласований”
Страница «Шаблоны согласований» предназначена для создания шаблонов согласований, по которым пользователи будут выполнять проверки файлов, отправленных на согласование.
Таблица с шаблонами согласований на текущем проекте
Описание таблицы:
Название атрибута | Описание | Ограничения |
Название | Название шаблона согласования | Не более 80 символов |
Дисциплина | Дисциплина, указанная при создании шаблона согласования | Не обязательный к заполнению атрибут. Можно выбрать не более одной дисциплины. |
Атрибуты | Кастомные атрибуты, добавленные при создании шаблона согласования | Атрибуты не обязательны к заполнению. Можно выбрать несколько атрибутов. |
Число шагов | Количество шагов согласований по шаблону | Ограничений нет. |
Автор | Имя пользователя, создавшего шаблон | Ограничений нет. |
Последнее обновление | Дата последнего изменения шаблона согласования | Дата в формате: dd MMMM yy HH:mm |
Статус | Статус шаблона согласования | В системе предусмотрено два типа статусов:
|
Страница “Список согласований”
Страница «Список согласований» показывает список документов, которые были отправлены на согласования по шаблонам согласования.
Таблица со списком согласований на текущем проекте
Название атрибута | Описание | Ограничения |
Статус | Статус процесса согласования файла(ов) по шаблону | В системе предусмотрены три типа статусов: 1. Завершено  2. В процессе
3. Аннулировано
|
ID | ID номер процесса согласования файла(ов) | Увеличивается на один при добавлении нового согласования. |
Дисциплина | Дисциплина, указанная в шаблоне согласования, по которому выполняется процесс согласования файла(ов) | Не обязательный к заполнению атрибут. Можно выбрать не более одной дисциплины. |
Атрибуты | Атрибуты, добавленные в шаблон согласования, по которому выполняется процесс согласования файла(ов) | Атрибуты не обязательны к заполнению. Можно выбрать несколько атрибутов. |
Название | Название процесса согласования файла(ов) | Не более 80 символов |
Рабочий процесс | Название шаблона согласования, по которому будет(ут) согласовываться файл(ы) | Не более 80 символов |
Инициатор | Имя пользователя, запустившего процесс согласования файла(ов) | Ограничений нет. |
Следующий согласующий | Имя следующего согласующего по процессу согласования файла(ов) и срок, к которому должно быть произведено согласование | Имя - ограничений нет. Срок - в формате dd.MM.yyyy
Приближается срок согласования
Срок согласования прошел
|
Последнее действие | Имя, совершившее последнее действие по процессу согласования файла(ов). Дата и время последнего изменения процесса согласования файла(ов). | Имя - ограничений нет. Дата и время в формате: |
Документы | Количество документов, отправленных по процессу согласования файла(ов) | Ограничений нет. |
Согласовано | Количество согласованных документов по процессу согласования файла(ов) | Ограничений нет. |
Отклонено | Количество не согласованных документов по процессу согласования файла(ов) | Ограничений нет. |
Панель со списком действий над таблицей со списком согласований
Панель действий отображается над таблицей со списком согласований на текущем проекте:
Панель захардкожена и отображается всегда над таблицей.
Список доступных действий панели:
 | Поиск согласований по следующим атрибутам:
Искать можно только по одному из атрибутов |
 | Функция, позволяющая сделать выбор, в каком режиме показывать данные в таблице:
 Серым цветом обозначается режим показа данных в таблице. |
 | Выгрузить в Excel. При нажатии, на локальный диск пользователя производится скачивание отчета по согласованиям, сформированного на основании установленных пользователем фильтров. |
Фильтры
Фильтры расположены слева от таблицы со списком согласований:
Список доступных фильтров:
Наименование | Описание | Ограничения |
Статус | Фильтрация по статусам согласования. | Множественный выбор. В системе предусмотрены три типа статусов: 1. Завершено 2. В процессе
3. Аннулировано
|
Автор | Фильтрация по имени пользователя, запустившего согласование файла(ов) | Множественный выбор. |
Рабочий процесс | Фильтрация по шаблонам согласования, по которым происходит согласование файла(ов) | Множественный выбор. |
Дисциплина | Фильтрация по наименованиям дисциплин, по которым происходит согласование файла(ов) | Множественный выбор. |
Атрибуты | Фильтрация по наименованиям атрибутов, которые были установлены в шаблонах согласований и/или при инициации процессов согласования файла(ов) | Множественный выбор. |
Дата изменения | Фильтрация по дате последнего действия по согласованию. | Можно выбрать одно значение. В системе предусмотрены следующие варианты:
|
Пользователь может применить как один, так и несколько фильтров одновременно.
Пользователь может отменить:
a. Все фильтры одновременно.
b. Определенный фильтр.
Сценарии использования
Страница “Шаблоны согласований”
Добавление нового шаблона согласования
Основной поток
1. На странице “Шаблоны согласований” нажать на кнопку + Новый шаблон согласования.
2. Заполнить поля в окне создания нового шаблона согласования и подтвердить создание шаблона согласования:
Обязательные к заполнению поля:
- Название шаблона;
- Инициатор(-ы);
- Название финального шага;
- Согласующий(-е);
- Срок, кал. дни.
Не обязательные к заполнению поля:
- Дисциплина;
- Описание;
- Кастомные атрибуты;
- Добавление шага;
- Настройка функции “По окончании согласовании скопировать файлы в отдельную папку”.
3. Система добавит созданный шаблон согласования в список шаблонов согласований.
При создании/редактировании шаблона согласования Пользователь должен выбрать:
- исполнителей по каждому шагу согласования:
Выбор инициатора(ов) запуска процесса согласования файлов по шаблону (обязательный шаг) - многопользовательский выбор; - Дополнительные шаги согласования файлов по шаблону (необязательный шаг) - многопользовательский выбор;
- Выбор согласующего финального шага (обязательный шаг) - однопользовательский выбор .
При добавлении нескольких согласующих на промежуточных шагах согласования у Пользователя появляется возможность выбора количества участников процесса, которые будут одобрять конкретный шаг согласования:
- Каждый участник должен согласовать;
- Минимальное количество согласующих.
Функция “Каждый участник должен согласовать” - каждый из перечисленных в шаге согласования участников процесса должен одобрить файл прежде, чем он перейдет на следующий этап согласования.
Функция “Минимальное число согласующих” - Пользователь может установить минимальное количество участников процесса для одобрения конкретного шага согласования. При одобрении шага заданным числом согласующих файл перейдет на следующий этап согласования.
Альтернативный поток - Отмена добавления нового шаблона согласования
Поток активизируется на шаге 2 основного потока.
2а. Пользователь отменяет создание нового шаблона согласования, нажав на кнопку Отмена.
i. Система не создает новый шаблон согласования.
Добавление шага согласования
1. В окне создания нового шаблона согласования/окне редактирования шаблона согласования нажать на кнопку +Добавить шаг.
*Количество дополнительных шагов согласования не ограничено.
2. Заполнить поля:
- название шага;
- согласующий(е);
- срок, кал. дни.
- Система отобразит созданный шаг согласования.
- Сохранить изменения.
Удаление шага согласования
- В окне создания нового шаблона согласования/окне редактирования шаблона согласования нажать на три точки напротив шага согласования.
- Нажать на появившуюся кнопку Удалить шаг.
- Система удалит шаг согласования.
- Сохранить изменения.
Настройка функции “По окончании согласовании скопировать файлы в отдельную папку”
Пользователь может выставить обязательную настройку, которая позволит сохранять копию файла со статусом согласования в определенную папку, после выставления документам статуса “Согласовано”/”Согласовано с замечаниями” финальным согласующем.
Основной поток
- В окне создания нового шаблона согласования/окне редактирования шаблона согласования выбрать функцию “По окончании согласовании скопировать файлы в отдельную папку”
- Система отобразит окно выбора папки, в которую будут сохранены копии согласованных файлов.
- Выбрать папку для сохранения копий согласованных файлов в окне выбора папки и нажать на кнопку Применить.
- Система отобразит выбранную папку в окне создания нового шаблона согласования/окне редактирования шаблона согласования.
У финального согласующего есть возможность поменять папку в окне завершения согласования или отключить создание копии при необходимости.
Альтернативный поток - Отмена настройки функции “По окончании согласовании скопировать файлы в отдельную папку”
Поток активизируется на шаге 3 основного потока.
3а. Пользователь не подтверждает добавление функции, нажимая на кнопку Отмена.
- Система не отображает выбранной папки.
Добавление папки в структуру папок в окне выбора папок
Основной поток
- 1.Нажать на правую кнопку мыши на папке, в которой нужно создать папку.
- Ввести название новой папки и нажать на кнопку Добавить.
- Система добавить папку в окне выбора папки и в структуре папок раздела “Файлы”.
Альтернативный поток - Отмена добавления папки в структуру папок в окне выбора папок
Поток активизируется на шаге 2 основного потока.
2а. Отменить добавление новой папки.
3. Система не добавляет папку в окне выбора папки и в структуре папок раздела “Файлы”.
Удаление папки из структуры папок в окне выбора папок
Основной поток
- В окне выбора папок выбрать папку, которую необходимо удалить, и нажать на правую кнопку мыши.
- Нажать на кнопку Удалить.
- Подтвердить удаление, нажав на кнопку Удалить в окне подтверждения. Будет удалена папка и ее содержимое.
- Система удалит папку в окне выбора папки. и в структуре папок раздела “Файлы”.
Альтернативный поток - отмена удаления папки из структуры папок в окне выбора папок
Поток активизируется на шаге 3 основного потока.
3а. Отменить удаление папки, нажав на кнопку Отменить.
Редактирование шаблона согласования
1. Выбрать шаблон согласования и нажать на правую кнопку мыши.
2. Нажать на кнопку Редактировать.
3. В окне Редактирования шаблона согласования внести изменения и нажать на кнопку Редактировать.
4. Система сохранит внесенные в шаблон согласования изменения.
Деактивация активного шаблона согласования
1. Выбрать шаблон согласования и нажать на правую кнопку мыши.
2. Нажать на кнопку Деактивировать.
3. Система деактивирует шаблон согласования:
i. Статус шаблона согласования - не активен.
Активация не активного шаблона согласования
1. Выбрать шаблон согласования и нажать на правую кнопку мыши.
2. Нажать на кнопку Активировать.
3. Система активирует шаблон согласования:
i. Статус шаблона согласования - активен.
Создание копии шаблона согласования
1. Выбрать шаблон согласования и нажать на правую кнопку мыши.
2. Нажать на кнопку Создать копию.
3. Система создаст копию шаблона согласования.
Система может создать копию как активного, так и не активного шаблона согласования.
Удаление шаблона согласования
Основной поток
1. Выбрать шаблон согласования и нажать на правую кнопку мыши.
2. Нажать на кнопку Удалить.
3. Подтвердить удаление, нажав на кнопку Удалить.
4. Система удалит шаблон согласования.
Альтернативный поток - Отмена удаления шаблона согласования
Поток активизируется на шаге 3 основного потока.
3а. Пользователь не подтверждает удаление, нажимая на кнопку Отмена.
4. Система не удаляет шаблон согласования.
Система может удалить как активный, так и не активный шаблон согласования.
Для удаления шаблона согласования пользователю необходим соответствующий уровень доступа.
Страница “Список согласований”
Создание согласования файла(ов)
Основной поток
1. Зайти в раздел Файлы модуля G-Station и выбрать нужный(ые) файл(ы).
2. Нажать на кнопку Отправить на согласование.
3. Система отобразит окно отправки на согласование.
4. Заполнить поля в окне отправки на согласование.
Если значение для атрибута заполнено в выбранном шаблоне согласования, то при старте процесса согласования для инициатора это значение будет отображаться выбранным и с иконкой замочка. Данный атрибут невозможно удалить в окне отправки на согласованииъе.
Пользователь может добавить кастомный атрибут на стадии инициации процесса согласования. Данный атрибут возможно удалить в окне отправки на согласование.
5. Подтвердить отправку на согласование, нажав на кнопку Отправить.
6. Система отобразит:
i. новое согласование на вкладке Список согласований модуля Согласования:
ii. В разделе Файлы модуля G-Station напротив файла появится отметка “Согласование в процессе” с соответствующей пиктограммой.
Альтернативный поток - Отмена создания согласования файла(ов)
Поток активизируется на шаге 5 основного потока.
5а. Пользователь не подтверждает отправку файла(ов) на согласование, нажав на кнопку Отмена.
6. Система не отправляет файл(ы) на процесс согласования.
Просмотр карточки согласования файла(ов)
1. Навести мышку на нужный процесс согласования и нажать на левую кнопку мыши.
2. Система откроет карточку согласования файла(ов).
Из карточки согласования пользователь может выйти на просмотр файла во вьювере и/или его месторасположение в каталоге через разные ссылки.
“Имя” открывает файл во вьювере.
“Путь” открывает местоположение файла в каталоге в новой вкладке браузера.
Согласование файла(ов) (число шагов согласования равно 2)
Основной поток
1. Зайти в нужную карточку согласования файла(ов).
i. Система отобразит статус процесса согласования - “в процессе”.
2. Выбрать статус согласования у соответствующего файла из возможных вариантов.
3. Нажать на кнопку Завершить согласование.
4. Подтвердить согласование, указав комментарий и нажав на кнопку Завершить.
*Комментарий не обязателен к заполнению.
5. Система завершит согласование файла(ов) по процессу.
i. В карточке согласования файла(ов) система отобразит имя рецензента, дату и время согласования.
ii. В разделе Файлы модуля G-Station напротив файла система отобразит отметку о “Завершении согласования” с соответствующей пиктограммой.
Альтернативный поток - Отмена согласования файла(ов)
Поток активизируется на шаге 4 основного потока.
4а. Пользователь отменяет согласование ВПР, нажав на кнопку Отмена.
i. Система не завершает процесс согласования файла(ов);
ii. Система закрывает окно подтверждения завершения согласования файла(ов);
iii. Система возвращает Пользователя в карточку согласования файла(ов).
Согласование файла(ов) на промежуточных этапах (1 и более промежуточных этапов)
Основной поток
1. Зайти в нужную карточку согласования файла(ов).
i. Система отобразит статус процесса согласования - “в процессе”.
2. Нажать на кнопку Завершить шаг.
3. Подтвердить согласование, указав комментарий и нажав на кнопку Завершить.
*Комментарий не обязателен к заполнению.
4. Система завершит согласование этапа.
i. В карточке согласования файла(ов) система отобразит имя рецензента, дату и время согласования.
ii. В разделе Файлы модуля G-Station напротив файла система отобразит отметку “Согласование в процессе” с соответствующей пиктограммой.
iii. Согласование перейдет на следующий шаг.
Альтернативный поток - Отмена согласования файла(ов) на промежуточных этапах
Поток активизируется на шаге 3 основного потока.
3а. Пользователь отменяет согласование файла(ов) промежуточного этапа, нажав на кнопку Отмена.
i. Система не завершает процесс согласования файла(ов);
ii. Система закрывает окно подтверждения завершения шага согласования файла(ов);
iii. Система возвращает Пользователя в карточку согласования файла(ов).
Согласование файла(ов) на финальном этапе (1 и более промежуточных этапов)
Основной поток
1. Зайти в нужную карточку согласования файла(ов).
i. Пользователь видит, что:
a. система отображает статус процесса согласования - “в процессе”;
b. ожидается решение согласующего на финальном этапе.
2. Выбрать статус согласования у соответствующего файла из возможных вариантов.
3. Система отобразит выбранные пользователем статусы файлов.
4. Нажать на кнопку Завершить согласование.
5. Подтвердить согласование, указав комментарий и нажав на кнопку Завершить.
*Комментарий не обязателен к заполнению.
6. Система завершит согласование финального шага.
i. В карточке согласования файла(ов) система отобразит имя рецензента, дату и время согласования.
ii. В разделе Файлы модуля G-Station напротив файла система отобразит отметку о “Завершении согласования” с соответствующей пиктограммой.
Альтернативный поток - Отмена согласование файла(ов) на финальном этапе
Поток активизируется на шаге 5 основного потока.
5а. Нажать на кнопку Отмена.
6. Система:
i. Отменяет согласование файла(ов);
ii. Закрывает окно подтверждения завершения согласования файла(ов);
iii. Возвращает Пользователя в карточку согласования файла(ов).
Отмена согласования файла(ов)
Основной поток
1. Зайти в нужную карточку согласования файла(ов).
i. Система отобразит статус процесса согласования - “в процессе”.
2. Нажать на кнопку Отменить согласование.
3. Подтвердить аннулирование, указав причину аннулирования и нажав на кнопку Аннулировать.
*Причина аннулирования не обязательна к заполнению.
4. Система:
i. аннулирует процесс согласования.
i. В разделе Файлы модуля G-Station напротив файла не отобразит никакой отметки.
Альтернативный поток - Отмена аннулирования ВПР
Поток активизируется на шаге 3 основного потока.
3а. Нажать на кнопку Отмена.
1. Система:
i. Отменяет аннулирование ВПР;
ii. Закрывает окно подтверждения аннулирования ВПР;
iii. Возвращает Пользователя в карточку согласования ВПР.
Изменение рецензента/согласующего в запущенном процессе согласования
Основной поток
1. Открыть карточку процесса согласования.
2. Кликнуть на иконку Назначить на другого.
3. Выбрать нового рецензента/согласующего на шаг согласования.
4. Сохранить изменения, нажав на кнопку Назначить.
5. Система сохранит изменения в шаге согласования.
Изменение рецензента/согласующего производится в рамках текущего шага согласования.
При изменении новый рецензент/согласующий должен получить уведомление о его назначении на согласование.
При изменении согласующего срок шага согласования не изменяется.
Альтернативный поток - Отмена изменение рецензента/согласующего в запущенном процессе согласования
Поток активизируется на шаге 4 основного потока.
4а. Отменить изменения, нажав на кнопку Отмена.
5. Система не сохранит изменения в шаге согласования.
Закрытие шага согласования администратором
Пользователь должен иметь право на закрытие шага согласования, не дожидаясь рецензий от всех участников, назначенных на шаг согласования.
Пользователь с правами закрытия шага согласования имеет возможность:
1. Закрыть любой шаг активного согласования вне зависимости от количества рецензий, оставшихся на данном шаге, нажав на кнопку Согласовать шаг.
2. Закрыть финальный шаг, выставив статус согласования файлам, участвующим в процессе.
Выгрузка в Excel информации в табличной форме из списка согласований
- Зайти на страницу Список согласований.
- Установить необходимые фильтры.
- Нажать на кнопку Выгрузить в Excel.
- Система загрузит на локальный диск пользователя отчет по согласованиям, сформированный на основании установленных пользователем фильтров.
- в названии экспортированного файла указывается проект, дата и время создания файла;
- на первой странице отчета представлена общая информация, включающая:
- наименование проекта; дату и время создания выгрузки отчета; автора; общее количество согласований; количество открытых согласований; количество завершенных согласований; количество аннулированных согласований.
- на второй странице отчета представлена информация по согласованиям, включающая:
1. Статус - текущий статус процесса согласования;
2. ID - ссылка, при клике на которую открывается карточка согласования;
3. Название - название процесса согласования ;
4. Рабочий процесс - название шаблона согласования, по которому запущен процесс согласования;
5. Инициатор - имя пользователя, запустившего процесс согласования;
6. Список согласующих текущего шага - имена пользователей, согласующих текущий шаг процесса согласования;
7. Срок завершения текущего шага (UTC);
8. Шаг просрочен - да/нет;
9. Дата создания согласования (UTC) - фактическая дата согласования текущего шага;
10. Фактическая дата завершения согласования (UTC) - фактическая дата завершения процесса согласования;
11. Планируемая дата завершения согласования (UTC) - планируемая дата завершения процесса согласования;
12. Дисциплина - дисциплина, указанная в шаблоне согласования;
13. колонки с кастомными атрибутами - кастомные атрибуты, которые созданы для окружения;
14. Согласование просрочено - да/нет;
15. Прогресс - прогресс процесса согласования в процентах;
16. Текущий шаг - наименование текущего шага согласования в процессе согласования;
17. Всего шагов согласования - количество шагов согласования в процессе согласования;
18. Всего документов - количество файлов в процессе согласования;
19. Название документа - названия файла в процессе согласования;
20. Путь - путь к файлу, участвующем в процессе согласования, в разделе “Файлы”;
21. Версия документа - версия файла;
22. Статус согласования - текущий статус согласования файла, участвующего в процессе согласования;
23. Комментарий согласующего.
Работа с шаблоном согласования, отправка файлов на согласование:
Минимальное число согласующих:
Завершения согласования, присвоение статуса к версии документа: